Jäsenrekisteri
Jäsenrekisteri on Hobin moduuli yhdistysten jäsenyyden hallintaan. Se sopii seuroille, kerhoille ja muille pienille yhdistyksille, joilla on kausittainen jäsenyys, eri jäsenluokkia ja jäsenmaksuja.
Moduuli kattaa koko jäsenyyden elinkaaren: liittyminen, hakemus ja hyväksyntä, maksujen seuranta, digitaalinen jäsenkortti, peruminen ja kauden vaihto. Automaatio vähentää manuaalista työtä — esimerkiksi edellisen kauden jäsenyydet voidaan siirtää uuteen kauteen automaattisesti.
Jäsenrekisteri toimii yhdessä Hobin maksujärjestelmän kanssa. Jäsenmaksut, liittymismaksut ja viitenumerot hoituvat samassa saldossa kuin muut maksut. Hinnoittelu noudattaa Hobin yleistä hinnastoa — jäsenrekisteri on osa Hob-ekosysteemiä, eikä sitä osteta erillisenä palveluna.
Kenelle sopii?
- Yhdistykset, joilla on kausittainen jäsenyys (esim. kalenterivuosi tai kausi)
- Seurat eri jäsenluokilla — aikuinen, lapsi, opiskelija ja muut
- Kerhot, joilla on jäsenmaksu ja hakemusprosessi ennen varsinaista jäsenyyttä
Miten se toimii?
Ennen kuin syvennymme ominaisuuksiin, kannattaa tuntea muutama keskeinen käsite:
| Käsite | Selitys |
|---|---|
| Profiili | Rekisteriin merkitty henkilö (nimi, sähköposti, puhelin). Sillä voi olla oma Hob-tili, tai sitä hallitaan aliprofiilina ilman tiliä. |
| Jäsenkausi | Aikajakso, jolle jäsenyys myönnetään (esim. 1.1.–31.12.). Kaudelle määritellään ilmoittautumislomake. |
| Jäsenluokka | Jäsenyyden tyyppi kauden sisällä (esim. aikuinen, lapsi, opiskelija). Luokalla voi olla hinta, kuvaus, eräpäivä ja säännöt. |
| Jäsenyys | Profiilin jäsenyys tietyssä luokassa tietyllä kaudella. Käy läpi tiloja: odottaa → hyväksytty → peruttu tai päättynyt. |
| Varsinainen jäsen | Profiili, jolla on hyväksytty jäsenyys. Tällä voidaan rajata esimerkiksi uutiskirjeet ja muut edut. |
| Saldo | Profiilin maksutilanne. Hyväksytyn jäsenyyden yhteydessä syntyy veloitus; maksu nollaa saldon. |
Profiilin näkymä
Liittyminen ja hakemus
Henkilö voi liittyä jäsenrekisteriin sähköpostilla tai puhelinnumerolla. Sähköpostilla liityttäessä osoite todennetaan kirjautumiskoodilla. Uusi osoite luo tilin, ja seuran profiili luodaan vasta koodilla kirjautumisen jälkeen. Olemassa oleva tili kirjautuu sisään; jos sillä ei vielä ole profiilia tässä ympäristössä, profiili luodaan tuon kirjautumisen jälkeen. Jos osoite on jo profiililla, jolla ei ole tiliä, kirjautuminen onnistuu, mutta olemassa olevaa profiilia ei liitetä eikä toista profiilia luoda.
Jäsenyys haetaan valitsemalla käynnissä oleva jäsenkausi ja jäsenluokka sekä täyttämällä kauden ilmoittautumislomake. Kausi on käynnissä, kun sen alkupäivä on tänään tai aiemmin ja loppupäivä ei ole mennyt. Tulevaan kauteen, joka ei ole vielä alkanut, profiili ei voi hakea jäsenyyttä. Lomake on muokattavissa kausittain — esimerkiksi postinumero, ikä tai kaupunki voidaan kysyä vain tietyllä kaudella. Hakemus jää odottamaan, kunnes ylläpitäjä tai automatiikka hyväksyy sen.
Oman jäsenyyden seuranta
Omalla sivulla (Jäsenrekisteri-kortti) profiilin haltija näkee:
- aktiiviset jäsenyydet kausittain
- jäsenyyden tilan (odottaa, hyväksytty, odottaa perumista jne.)
- avoimet jäsenmaksut listana (luokan nimi ja jäljellä oleva summa, myös osamaksun jälkeen) ja mahdollisuuden maksaa
- digitaalisen jäsenkortin (nimi, luokka, voimassaoloaika kauden loppuun asti)
Aliprofiilit
Tili voi lisätä aliprofiileja, esimerkiksi lapsia, ja hallita heidän tietojaan. Aliprofiilin lisääminen ei luo sille Hob-tiliä. Omalla sivulla (Jäsenrekisteri-kortti) hallitseva profiili valitsee aliprofiilin ja hakee sille jäsenyyttä samalla tavalla kuin itselleen. Toinen profiili tai sisarusaliprofiili ei voi hakea eikä maksaa sen jäsenyyttä.
Jäsenyyden peruminen
Profiilin haltija voi pyytää jäsenyyden perumista. Peruminen voi vaatia ylläpitäjän vahvistuksen — riippuu jäsenluokan säännöistä.
Jos jäsenmaksu on jo maksettu, peruminen ei poista välittömästi varsinaisen jäsenen statusta. Jäsenyys merkitään perutuksi kauden loppuun asti.
Ilmoitukset
Hyväksytty jäsen saa kauden uutiskirjeen sähköpostiin oletuksena. Tilauksen voi perua. Profiilin haltija voi myös tilata ilmoitukset itse. Ensimmäistä kertaa jäsenyydestä hyväksytty profiili voi lisäksi saada automaattisen uutiskirjetilauksen ensimmäisen hyväksynnän yhteydessä — Automaattinen uutiskirje -sääntö on edelleen konfiguroitavissa.
Ylläpitäjän näkymä
Hallintapaneelin yhteenveto
Jäsenrekisterin etusivulla näkyy valitulle kaudelle:
- profiilien määrä
- avoimien maksujen lukumäärä
- odottavat jäsenyyshakemukset (suora linkki hyväksyntään)
Profiilien hallinta
- profiilien luonti, muokkaus ja poisto (henkilö tai organisaatio, kuten yritys tai yhdistys — nimi pakollinen, yhteystiedot vapaaehtoisia, ei kirjautumistiliä)
- profiilitietojen tarkastelu (nimi, yhteystiedot, saldo, viitenumero)
- merkinnät: Varsinainen jäsen, Maksanut jäsenmaksun
- käteismaksujen kirjaaminen profiilille
- tilitapahtuman summan korjaus
Seuran asetuksissa voidaan määritellä profiilin lisätietolomake (lomakerakentaja). Se on seuran laajuinen, ei kausikohtainen — eri asia kuin kauden ilmoittautumislomake. Kun lomakkeessa on kenttiä, ylläpitäjä voi täyttää ja päivittää nämä tiedot profiilin hallintasivulla. Lomakkeeseen voi lisätä syntymävuosi-kentän (tallennetaan kalenterivuosi, ei ikä) tai syntymäpäivä-kentän (tallennetaan kalenteripäivä, ei ikä). Profiilin lisätietoja voivat käyttää myös muut moduulit, esimerkiksi varausten Koskee-ehdot.
Jäsenkausien hallinta
- kausien luonti (nimi, alkupäivä, loppupäivä)
- kauden kopiointi edelliseltä kaudelta (luokat ja hinnat mukana)
- ilmoittautumislomakkeen muokkaus kausittain lomakerakentajalla
Ylläpitäjä voi luoda ja kopioida tulevia kausia etukäteen. Profiili näkee hakemukselle vain käynnissä olevan kauden — tuleva kausi ei ole aktiivinen ennen alkupäivää.
Jäsenluokkien hallinta
Jokaiselle luokalle määritellään:
- nimi ja kuvaus (monikielinen)
- hinta — kausittainen jäsenmaksu. Hintaan voi liittää alennuksia, jotka täsmäävät hakijaan tai kauden ilmoittautumislomakkeen vastauksiin (esimerkiksi kotikaupunki). Hyväksynnän yhteydessä veloitetaan alennettu summa, jos ehto täyttyy.
- liittymismaksu — kertaluonteinen maksu, kun henkilö hyväksytään jäseneksi ensimmäistä kertaa. Samaan hintaan voi liittää alennuksia.
- eräpäivä (KK-PV) — toistuva muistutuspäivä jäsenmaksulle
- automaatiosäännöt (ks. alla)
Jäsenyyksien hallinta
- kaikki jäsenyydet kausittain listattuna
- hyväksyntä, hylkäys ja perumisen vahvistus
- jäsenyyden päättäminen kesken kauden (odottava, hyväksytty tai peruttu): avoimet jäsenmaksut poistetaan ja varsinaisen jäsenen status päättyy heti. Hyväksyjän oikeus ei riitä. Maksettua jäsenmaksua ei palauteta. Tämä on eri asia kuin peruminen, jossa maksettu jäsenyys säilyttää varsinaisen jäsenen statuksen kauden loppuun.
- jäsenyyden elinkaaren tarkastelu (historia: hakemus, hyväksyntä, peruminen, päättäminen jne.)
- profiilitietojen päivitys jäsenyyden yhteydessä
Tuonti CSV:stä
- Profiilien tuonti — massatuonti nimillä, sähköpostilla ja puhelinnumerolla
- Jäsenyyksien tuonti — tuo jäsenyydet suoraan hyväksyttyinä tai odottavina. CSV-sarakkeet etunimelle ja sukunimelle luovat profiilin tarvittaessa; jos kauden ilmoittautumislomakkeessa on samat kentät, ne tallentuvat myös jäsenyyteen. Olemassa olevat jäsenyydet (duplikaatit) voi ohittaa, päivittää (jäsenyyden lisätiedot ja tila) tai tuoda uutena jäsenyytenä. Olemassa olevaa profiilia ei ylikirjoiteta.
- duplikaattien tunnistus profiileille ja jäsenyyksille
Raportit
Hallintapaneelin Raportit-osiossa valitulle jäsenkaudelle:
| Raportti | Sisältö |
|---|---|
| Jäsenrekisterin jäsenraportti | Kauden jäsenyydet Excelissä: nimi, sähköposti, puhelin, jäsenluokka, tila sekä kauden ilmoittautumislomakkeen kentät |
Automaatio
Jäsenluokkiin voi liittää valmiita sääntöjä. Ne erottavat Hobin manuaalisista jäsenrekistereistä ja vähentävät toistuvaa työtä merkittävästi.
Valmiit sääntötyypit
| Sääntö | Mitä tekee |
|---|---|
| Periytyminen edelliseltä kaudelta | Kun tämä kausi alkaa, edellisen kauden hyväksytyt jäsenet tästä samasta luokasta kirjataan tähän luokkaan hyväksyttyinä. Kauden ilmoittautumislomakkeen tiedot kopioidaan oletuksena. Voit tarvittaessa valita, mistä edellisen kauden luokasta ja tilasta periytetään, mihin tilaan uudet jäsenyydet merkitään ja kopioidaanko lomakkeen tiedot. Luokka ilman tätä sääntöä ei peri jäsenyyksiä. |
| Manuaalinen hyväksyntä | Hakemus vaatii yhden tai useamman nimetyn hyväksyjän hyväksynnän ennen varsinaista jäsenyyttä. Kun hyväksyntöjä tarvitaan useita, sama henkilö ei voi hyväksyä kahdesti — toisen nimetyn hyväksyjän pitää täydentää. |
| Automaattinen hyväksyntä | Hakemus hyväksytään heti (oletus: yksi hyväksyntä). |
| Manuaalinen perumisen vahvistus | Peruminen vaatii yhden tai useamman hyväksyjän vahvistuksen. |
| Automaattinen peruminen | Peruminen vahvistuu heti pyynnöstä. |
| Automaattinen uutiskirje | Ensimmäisen kerran hyväksytty jäsen tilaa automaattisesti kauden uutiskirjeen. |
| Jäsenmaksun muistutus | X päivää eräpäivän jälkeen lähetetään muistutusviesti vain jäsenille, joilla on avoin maksu. |
| Hae jäsenyyttä kun ostaa kortin (viikkotunti) | Kun profiili ostaa säännössä valitun viikkotunnin kausikortin, syntyy jäsenhakemus tähän luokkaan. Hyväksyntä noudattaa luokan muita sääntöjä. |
Edistyneet automaatiosäännöt
Järjestelmä tukee myös mukautettuja sääntöjä tapahtumien perusteella:
- Kauden alku — mukautettu sääntö kauden alkuun on edelleen mahdollinen, jos valmis periytymissääntö ei riitä (esimerkiksi muilla ehdoilla). Tavallinen periytyminen on valmis sääntö yllä.
- Hakemus — ehtoihin perustuva automaattinen hyväksyntä (esim. kaupunki = Orimattila).
- Ei jo tätä tilaa — mukautettu ehto: toiminnot eivät käynnisty, jos profiililla on jo tällä kaudella jäsenyys tietyssä tilassa. Tila haettu tarkoittaa odottavaa tai hyväksyttyä jäsenyyttä missä tahansa luokassa tällä kaudella. Näin esimerkiksi kausikortin osto ei luo toista hakemusta, jos profiili on jo hakenut tai hyväksytty.
- Eräpäivä — muistutusviestit, tiukempi muistutus viikon kuluttua tai automaattinen perumispyyntö maksamattomille.
- Integraatiot muihin moduuleihin — valmis viikkotuntisääntö (ks. yllä) hakee jäsenyyttä valitun kausikortin ostosta. Joukkueurheilun joukkueeseen liittyminen voi edelleen hakea jäsenyyttä mukautetulla säännöllä. Kilpailussa mukautettu sääntö voi hakea jäsenyyttä jokaiselle joukkueen pelaajalle, kun henkilökunta hyväksyy ilmoittautumisen; odottava ilmoittautuminen ei hae, eikä jo haettua jäsenyyttä haeta uudestaan. Tämä ei ole valmis sääntö jäsenluokan listassa.
Maksut
Hyväksytyn jäsenyyden yhteydessä syntyy automaattisesti veloitus jäsenmaksusta, alennukset huomioiden. Ensimmäisen kerran hyväksytty jäsen saa erikseen liittymismaksun, jos se on määritelty. Jos profiili maksaa vain osan avoimista jäsenmaksuista, pienin avoin veloitus kuitataan ensin (esimerkiksi liittymismaksu ennen isompaa kausimaksua). Jäljelle jäävä summa näkyy edelleen avointen maksujen listassa.
Profiililla ja jäsenyydellä on oma viitenumero maksuja varten. Profiilin haltija voi maksaa verkossa; ylläpitäjä voi kirjata käteismaksuja ja korjata tilitapahtuman summaa.
Hylätty tai peruttu maksamaton jäsenyys poistaa veloituksen automaattisesti. Ylläpitäjän päättämä jäsenyys poistaa avoimet jäsenmaksut ja varsinaisen jäsenen statuksen heti; maksettua maksua ei palauteta. Maksettu jäsenyys säilyttää varsinaisen jäsenen statuksen perumisen yhteydessä kauden loppuun asti.
Tietosuoja
Ilmoittautumislomakkeen kentät voidaan merkitä arkaluonteisiksi. Arkaluonteiset tiedot poistetaan automaattisesti kaksi päivää jäsenkauden päättymisen jälkeen. Muut tiedot, kuten nimi, säilyvät historian osana.
Käyttöoikeudet
Moduuli tarjoaa kolme valmista roolia:
| Rooli | Oikeudet |
|---|---|
| Jäsenrekisterin ylläpitäjä | Täysi hallinta: profiilit, jäsenyydet (myös päättäminen kesken kauden), kaudet, luokat, maksut, uutiskirjeet |
| Jäsenrekisterin katselija | Vain katselu |
| Jäsenrekisterin hyväksyjä | Katselu ja odottavien hakemusten hyväksyntä. Ei voi päättää jäsenyyttä. |
Ylläpitäjät saavat myös ilmoituksia uusista hakemuksista ja hyväksytyistä jäsenyyksistä sähköpostitse — asetus on konfiguroitavissa.
Yhdessä muiden moduulien kanssa
Jäsenrekisteri toimii yhdessä muiden Hob-moduulien kanssa:
- Maksut — saldot, viitenumerot ja verkkomaksut samassa järjestelmässä
- Viestintä ja uutiskirjeet — kausittaiset uutiskirjeet hyväksytyille jäsenille. Ennen lähetystä ylläpitäjä voi esikatsella, ketkä kirjeen saavat.
- Ilmoitukset — sähköposti-ilmoitukset hakemuksista ja uutiskirjeistä
- Viikkotunti — valitun kausikortin osto voi luoda jäsenhakemuksen (valmis sääntö jäsenluokassa)
- Joukkueurheilu — joukkueeseen liittyminen voi automaattisesti hakea jäsenyyttä
- Kilpailu — odottavan ilmoittautumisen hyväksyntä voi hakea jäsenyyttä joukkueen jokaiselle pelaajalle (mukautettu sääntö jäsenluokassa)